Art. 13 DSGVO – Datenerhebung bei dem Betroffenen

Soweit der Arbeitgeber ohne Einwilligung des Beschäftigten Daten speichern darf, treffen ihn nach Art. 13 DSGVO – bereits schon im Bewerbungsverfahren, i.d.R. erneut bei Abschluss des Arbeitsvertrags – besondere Informationspflichten.

Die Informationspflicht muss nach Art. 14 DSGVO

• innerhalb einer angemessenen Frist – längstens nach 1 Monat– ,
• spätestens zum Zeitpunkt einer ersten Mitteilung an einen Bewerber,

erfolgen

Spätestes aber zum Zeitpunkt der Erhebung von Arbeitnehmerdaten muss der Arbeitgeber dem Beschäftigten / Bewerber (!) bereits folgendes mitteilen:

1. den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters;
2. gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
3. die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlagefür die Verarbeitung;
4. wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers erfolgt  (Art. 6 I 1 f DSGVO) beruht, die berechtigten Interessen, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden;
5. gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Datenund
6. gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln, sowie das Vorhandensein oder das Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission oder im Falle von Übermittlungen gemäß Artikel 46 oder Artikel 47 oder Artikel 49Absatz 1 Unterabsatz 2 einen Verweis auf die geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie eine Kopie von ihnen zu erhalten ist, oder wo sie verfügbar sind.

Zusätzlich muss der Arbeitgeber dem Beschäftigten  zum Zeitpunkt der Erhebung folgende weitere Informationen zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten:

1. die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
2. das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Datensowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit;
3. wenndie Verarbeitung auf einer Einwilligung des Beschäftigten beruht (Art. 6 I a oder Art. 9 II a DSGVO)
   – das Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen,
   – ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
4. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
5. ob die Bereitstellungder personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche mögliche Folgen die Nichtbereitstellung hätte und
6. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profilingnach Art. 22 I, IV DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Beabsichtigt der Arbeitgeber – soweit er überhaupt nach der DSGO ohne Einwilligung des Beschäftigten berechtigt ist – später die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den diese ursprünglich erhoben wurden, so muss er dem Beschäftigten / Bewerber VOR dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen “neuen” Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen wie oben “zusätzlich”  zur Verfügung stellen.

Art. 14 DSGVO – Datenerhebung nicht bei dem Betroffen

Vertiefung / Beispiel: Muster Informationsschreiben Art. 13